- 終わらないタスクは無理に戦続けない
仕事が積みあがっているときに、土日でリカバリーしようと考えることはよくある。 しかし、やっても終わらないと悟り、気が遠くなる経験をされた方はいると思う。
私もこの土日、自分が取りまとめているプロジェクトの進捗が遅れていたため、 資料レビューを進めていたが、物理的に無理だと悟りました。 ここで、タスク遅れの原因と対策を検討してみる。
タスクというのは計画的に作成されており、始めのうちはスケジュール通りに進む。 しかし、途中で遅れが発生してしまうのはなぜか。
理由は2つあると考える。
・進捗管理ができていなかった
・割り込みの優先タスクが入ってきたなぜ、このようなことが起きてしまうのか。 進捗管理ができていない場合、管理する側の「知識の問題」と「気持ちの問題」の2つがある。
知識の問題については、何を管理すればいいのか分からない状況になっているため、 進捗遅れを経験して「なぜ遅れたんだ」という問いを自分に投げかけ、経験を積んでいくしかない。
気持ちの問題については、メンタルの状態が正常であるかがポイントだ。 もし正常でない場合は、親しい方に相談する、病院に行って診てもらうこもと必要な場合がある。
次に、割り込みの優先タスクが入ってきた場合だが、これはコントロール不可の状態である。 タスクの見直しや要員配置をしても、物理的に不可能な状況になっている。 要員配置については、「人を増やせばいけるじゃん」と思われるかもしれないが、それは間違いだ。
例えば、その瞬間だけ発生する作業なら人を増やせば対応できるが、 今後も永続して発生する作業についてはパートの方にお願いしたい。しかし、そのパートの方が他の優先作業に時間を取られてしまっている状態では対応できない。今回の私は、このパターンに該当する。
では、優先タスクが発生したときの立ち回りはどうするか。
タスクを「一時的なもの」と「永続的なもの」に切り分け、一時的なものは要員を追加して対応する。 そして、それでも要員不足が発生する場合は、自分一人の力でリカバリーすることは不可能であるため、 起きていることと今後の日程表を作成し、上長に相談する流れになるだろう。
土日で頑張ってもリカバリーできないことはある。大事なのは、無理な戦いを続けず、正しい方法で立て直すことだ。
- 日常が予定通りに進まない理由は、一時的な快楽が生産性を奪っているからだ。
前日や朝起きたら、その日のTODOリストを作ったり、Googleカレンダーに予定を登録する。
しかし、実行できない日々が続いている。なぜそのようなことが起きたのか分析している。
まず、実現不可能なタスクや予定を立てたものに関しては、今回の話からは除外する。
TODOリストやGoogleカレンダーに予定を入れることは無駄ではなく、その日を有効に活用するための手段であることは間違いない。
しかしながら、私の場合がそうであるように、予定を立てる時点では気持ちはあるが、実行ができない状況が続いている。
理由は人それぞれだが、私は次の3つである。
・食事を満腹感があるまで食べる → 倦怠感、眠気
・お酒を飲む → 頭痛、気分の落ち込み
・YouTubeを見てしまう →刺激が強くスクロールがやめられない。これらは一時的な快楽であって、その後の時間に影響が出てしまい集中力が戻らない。
ここでポイントなのは、これらは自ら選択しているだけであり、生活に必要はないということ。
すべては自分の意志でコントロールされている。
瞬時に止められる特効薬などない。自分で変えていくほかない。常に自分が満たされているよりも、つらい状況の中で嬉しいことがあるほうが、心は満たされると感じる。
例えば、好きな食べ物をたくさん食べているときよりも、減量しているときに、少しの食事でも満たされる感覚が強くなる。最後に、すべては一時的な快楽であって、そのあとに気分が落ち込むことがよく起きている。
その一時的な快楽を我慢できれば、罪悪感はなくなり、自分のことを肯定することができると信じている。
私は一時的な快楽を断ち、今日から自分を肯定できる選択を積み上げる。 - 標準化したものは、ルールを守ったほうがいい理由
繰り返し実施するものは、ルーティンワークとして 1つ手順書を準備する。
それを実施することで、工数削減と品質のブレを排除できる。
私のなかで一番よくないと感じるのは、 標準化どおりに作られていると思い込んで、追加の作業をしてしまうことだ。
伝えたいことは、標準化されたAに対して実施した手当であるが、 AではなくCと入れ替えてしまうリスクである。
標準化されたものは、利用手順を正しく使う必要がある。