- 時間に余裕があるときに、緊急性のないタスクを消化する
締め切りを見据えてスケジュールを決めることは素晴らしいことであるが、 一つ欠点がある。
それは、割り込み作業が入ると計画が破綻する。理由は計画時点で割り込みタスクを想定していないから。
すぐにでもできる対策はある。 時間に余裕があるときに、緊急性のないタスクを消化しておくことだ。
前もってタスクを処理しておくことで、締め切り前に終わっているはずなので、突然の要求が来ても受け入れることができる。進捗遅れも発生しない。
しかしながら、時間に余裕があるときに人間はなかなか動けない。甘えてしまう。
これは意識の問題であり、サボる人はサボるし、1ミリでも仕事を進めたいと思う人は進める。
- 子供の英語教育
私は英語を勉強しているが、子供たちも英語を勉強している。
子供たちの英語の先生より言われたこと。
訳さない、見て覚える
子供のうちは動きを見ながら、流れてくる音声をインプットしたほうが効果的らしい。
私が実践すると、ワンテンポ遅れれるものの、どうしても訳してしまう。
これは仕方ないと思いつつも、英語の先生のヒントをもとに、英語勉強の方法も変えていこうと考えている。
- 終わらないタスクは無理に戦続けない
仕事が積みあがっているときに、土日でリカバリーしようと考えることはよくある。 しかし、やっても終わらないと悟り、気が遠くなる経験をされた方はいると思う。
私もこの土日、自分が取りまとめているプロジェクトの進捗が遅れていたため、 資料レビューを進めていたが、物理的に無理だと悟りました。 ここで、タスク遅れの原因と対策を検討してみる。
タスクというのは計画的に作成されており、始めのうちはスケジュール通りに進む。 しかし、途中で遅れが発生してしまうのはなぜか。
理由は2つあると考える。
・進捗管理ができていなかった
・割り込みの優先タスクが入ってきたなぜ、このようなことが起きてしまうのか。 進捗管理ができていない場合、管理する側の「知識の問題」と「気持ちの問題」の2つがある。
知識の問題については、何を管理すればいいのか分からない状況になっているため、 進捗遅れを経験して「なぜ遅れたんだ」という問いを自分に投げかけ、経験を積んでいくしかない。
気持ちの問題については、メンタルの状態が正常であるかがポイントだ。 もし正常でない場合は、親しい方に相談する、病院に行って診てもらうこもと必要な場合がある。
次に、割り込みの優先タスクが入ってきた場合だが、これはコントロール不可の状態である。 タスクの見直しや要員配置をしても、物理的に不可能な状況になっている。 要員配置については、「人を増やせばいけるじゃん」と思われるかもしれないが、それは間違いだ。
例えば、その瞬間だけ発生する作業なら人を増やせば対応できるが、 今後も永続して発生する作業についてはパートの方にお願いしたい。しかし、そのパートの方が他の優先作業に時間を取られてしまっている状態では対応できない。今回の私は、このパターンに該当する。
では、優先タスクが発生したときの立ち回りはどうするか。
タスクを「一時的なもの」と「永続的なもの」に切り分け、一時的なものは要員を追加して対応する。 そして、それでも要員不足が発生する場合は、自分一人の力でリカバリーすることは不可能であるため、 起きていることと今後の日程表を作成し、上長に相談する流れになるだろう。
土日で頑張ってもリカバリーできないことはある。大事なのは、無理な戦いを続けず、正しい方法で立て直すことだ。